Organizacja wszelkiego typu spotkań biznesowych, wymaga nie lada wysiłku należy pogodzić ze sobą wiele elementów, które odpowiednio połączone dadzą efekt nie tylko w postaci rosnących wyników w biznesie, lecz także zadowolenia jej uczestników którzy będą ją mile wspominać. Zanim jednak osiągniemy ten sukces czeka nas sporo pracy przy jej organizacji.
Odpowiedni czas i miejsce
Według www.biznesgazeta.pl pierwszą rzeczą nad którą musimy się zastanowić, to wybór najlepszego czasu jeśli nasza firma posiada stały kalendarz tego typu spotkań nie mamy problemu związanego z doborem terminu, zazwyczaj odbywają się one w ściśle określonym czasie związanym z okresami rozliczeniowymi np. koniec danego kwartału. W przypadku gdy firma nie posiada stałego terminarza organizacji spotkań powinniśmy brać pod uwagę tryb pracy firmy, a także bieżący cykl rozliczeniowy, pozwoli to na prezentację najnowszych wyników sprzedaży,prognozowanych założeń czy sprawozdań z przeprowadzonych inwestycji. Ustalając termin warto mieć wybrane miejsce w, którym ma się odbyć, oraz czas jej trwania co pozwoli zapewnić dodatkowe atrakcje. Jeśli chodzi o odpowiednie miejsce wiele firm posiada własne sale konferencyjne, w których mogą się odbywać nawet kilkudniowe spotkania, w przypadku gdy nie dysponujemy własną przestrzenią możemy skorzystać z jednego z poznańskich hoteli oferujących przestronne sale a także dostęp do rozrywek i bazy noclegowej. Rozwiązanie to sprawdzi się w przypadku gdy konferencja ma odbyć się w miesiącach jesienno-zimowych. Jeśli spotkanie ma odbyć się wiosną lub latem a czas jego trwania wymaga zapewnienia noclegu, warto wziąć pod uwagę zorganizowanie konferencji np. na mazurach w jednym z mazurskich SPA oferujących przestrzenie konferencyjne.
Nie tylko praca
Wyjazd na konferencje pozwoli nie tylko wyrwać się z zgiełku wielkiego miasta, ale także wykorzystać go jako okazję do integracji pracowników firmy. Decydując się na wyjazd poza miejsce pracy warto zorientować się czy oprócz sal konferencyjnych uzyskamy dostęp do atrakcji, które urozmaicą czas oczekiwania na kolejne spotkania biznesowe, wybór dostępnych atrakcji jest bardzo szeroki w ofercie znajdziemy między innymi :
- rejsy jachtem,
- spływy kajakowe,
- wycieczki po okolicy,
- loty balonem,
- quady.
Zapewnienie takich atrakcji nie tylko umili czas oczekiwania na kolejne etapy konferencji, ale przyczyni się do lepszego zintegrowania pracowników.
Prowadzić samemu czy zlecić?
Po zorganizowaniu najważniejszych kwestii jakimi są czas i miejsce konferencji, warto zastanowić się nad kwestią jej poprowadzenia. Możemy oczywiście robić to samemu, wyznaczając najbardziej odpowiedniego pracownika,musi się on charakteryzować umiejętnością dobrego kontaktu z audytorium, oraz ma opanowaną sztukę oratorską i jest wiarygodny w tym co mówi w swoich prezentacjach. Gdy jednak nie posiadamy nikogo w naszym zespole, możemy zastanowić się nad wynajęciem osoby jaką jest konferansjer, który na pewno przyczyni się do wzrostu atrakcyjności całej konferencji i zapewni nam przede wszystkim sukces, o który nam przecież chodzi. Idealnym wyborem takiej osoby będzie zlecenie tego jednej z poznańskich form, zajmujących się konferansjerką.
Co podać ?
Gdy już ustalimy czas, miejsce naszej konferencji oraz wyznaczymy osobę która poprowadzi spotkania, a także zorganizujemy szereg atrakcji, pora ustalić menu, które zostanie podane uczestnikom. Idealnym rozwiązaniem wydaje się kuchnia regionalna stanowiąca urozmaicenie codziennej diety. Rozwiązanie to sprawdzi się nie tylko w przypadku konferencji na wyjazdowej, lecz także odbywającej się w hotelu, podkreśli to wyjątkowość takiej konferencji. Należy jednak pamiętać o osobach, które z różnych powodów unikają tego typu kuchni. Warto więc zadbać o zróżnicowanie cateringu aby był dostępny dla każdego uczestnika konferencji. Najczęściej spotykanymi daniami, które urozmaicają menu podczas takich spotkań jest catering bezglutenowy oferowany przez wiele warszawskich restauracji przeznaczony przede wszystkim dla osób nietolerujących glutenu sprawi to, że takie osoby nie poczują się pokrzywdzone. Kolejnym trendem jeśli chodzi o jedzenie podczas konferencji są cateringi dietetyczne szczególnie ważne w dobie gdy tak wielu ludzi dba o linię i zdrowiem co prawda w niektórych miejscach stanowią one nowość, lecz warszawskie sale konferencyjne mają je w stałej ofercie a ich dostępność nie stanowi większego problemu. Gdy mamy już ustalone wszystkie najważniejsze rzeczy, według www.pb.pl warto przed samą konferencją sprawdzić kilka bardo ważnych szczegółów takich jak:
- sprawność sprzętu audiowizualnego,
- rozmieszczenie gości,
- ilość i jakość materiałów po konferencyjnych.
W kwestii podsumowania tematu
Dobrze zorganizowana konferencja biznesowa to sukces nie tylko dla przedsiębiorstwa, ale przede wszystkim dla pracownika, który zajmował się jej przygotowaniem, dzięki temu może on zyskać nie tylko przychylność szefa, ale także uznanie wśród kolegów z pracy. Tak zaplanowane spotkanie przyczyni się do wzrostu zainteresowania naszą firmą a także pozwoli na wyróżnienie się na tle konkurencji